Warum eine strukturierte Organisation der DGUV V3 Prüfung entscheidend ist
Die DGUV V3 Prüfung ist ein zentrales Element der betrieblichen Sicherheit. Sie dient dem Schutz von Mitarbeitern, verhindert Sachschäden und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. In vielen Unternehmen jedoch wird die Prüfung als lästige Pflicht wahrgenommen, die meist kurzfristig organisiert wird – mit dem Ergebnis, dass Stress, Unklarheiten und Fehlerquellen entstehen.
Dabei ist es mit einer effizienten Organisation möglich, den Aufwand erheblich zu reduzieren, reibungslose Abläufe sicherzustellen und gleichzeitig rechtliche Risiken zu minimieren. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die DGUV V3 Prüfung strukturiert und nachhaltig in deinem Betrieb verankerst – mit klaren Prozessen, Zuständigkeiten und digitalen Hilfsmitteln.
1. Grundlagen der DGUV V3 Prüfung verstehen
Bevor es an die Organisation geht, sollten alle Verantwortlichen im Unternehmen die rechtlichen und technischen Grundlagen der Prüfung kennen.
Die DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) regelt die elektrische Sicherheit in Unternehmen. Geprüft werden müssen:
- Elektrische Betriebsmittel (z. B. Verlängerungskabel, Maschinen, Computer)
- Elektrische Anlagen (z. B. Verteilungen, Sicherungskästen)
- Ortsfeste und ortsveränderliche Geräte
Die Prüfungen müssen regelmäßig erfolgen – die genauen Intervalle richten sich nach Einsatzort, Gefährdungspotenzial und Herstellervorgaben.
Rechtliche Verantwortung
Die Verantwortung liegt beim Unternehmer (§ 3 ArbSchG, § 5 BetrSichV). Delegiert werden kann sie an befähigte Personen. Wer nicht prüft oder Prüfungen nicht dokumentiert, riskiert:
- Bußgelder
- Haftung bei Unfällen
- Produktionsausfälle
- Probleme bei Versicherungen
2. Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definieren
Effizienz beginnt mit klaren Zuständigkeiten. Viele Betriebe scheitern an unklaren Rollen. Das lässt sich vermeiden.
Rollen und Aufgaben
1. Unternehmer oder Geschäftsführer:
Trägt die Gesamtverantwortung und muss sicherstellen, dass die Prüfung erfolgt.
2. Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa):
Berät bei der Planung und Umsetzung der Prüfungen.
3. Elektrotechnisch unterwiesene Person (EuP) oder Elektrofachkraft (EFK):
Führt oder überwacht die Prüfungen – je nach Qualifikation.
4. Betriebsleitung oder Facility Management:
Kümmert sich um Koordination, Kommunikation, Budgetierung und ggf. Beauftragung externer Prüfer.
Tipp:
Erstelle ein internes Organigramm für die DGUV V3 Prüfung – mit festen Ansprechpartnern. So weiß jeder, wer was zu tun hat.
3. Inventarisierung: Alle prüfpflichtigen Betriebsmittel erfassen
Eine saubere Organisation beginnt mit einer vollständigen und aktuellen Inventarliste aller elektrischen Geräte und Anlagen im Betrieb.
Schritt-für-Schritt zur Inventarisierung:
- Betriebsmittelarten festlegen: Was muss geprüft werden? (Beispiel: Kaffeemaschinen, Drucker, Schweißgeräte, Netzteile etc.)
- Zustände prüfen: Neuanschaffungen erfassen, Altgeräte ausmustern.
- Kategorisieren: Nach Gefährdungspotenzial, Einsatzort und Mobilität (ortsveränderlich/ortsfest).
- Etikettieren: Jedes Gerät erhält eine eindeutige Nummer oder Barcode.
- Digital erfassen: Nutzung einer Prüfsoftware oder Datenbank empfohlen.
Tools für die Verwaltung
Einfach zu nutzende Softwarelösungen wie z. B. „PrüfManager“ oder branchenspezifische ERP-Systeme helfen bei der Organisation und Dokumentation. So ist jederzeit klar, was wann geprüft werden muss.
4. Prüfintervalle und Prüfpläne erstellen
Unübersichtliche Fristen führen häufig zu verpassten Prüfungen. Besser ist ein zentraler, übersichtlicher Prüfplan.
Empfehlungen für die Festlegung von Prüfintervallen:
- Ortsveränderliche Geräte: alle 6 bis 24 Monate
- Ortsfeste Anlagen: alle 1 bis 4 Jahre
- Geräte mit hoher Beanspruchung (z. B. in Werkstätten): häufiger prüfen
Erstellung eines Prüfplans:
- Geräte priorisieren nach Gefährdung
- Prüfzyklen festlegen gemäß Hersteller- und DGUV-Empfehlungen
- Kalender anlegen – idealerweise digital mit Erinnerungsfunktion
- Pufferzeiten einplanen für Ausfälle, Urlaub, Krankheitsvertretungen
Praxistipp:
Erstelle einen Jahresprüfkalender, der mit Outlook, Google Kalender oder Projektmanagementtools (z. B. Asana, Trello) verknüpft ist.
5. Externe Prüfdienstleister oder interne Prüfung?
Je nach Betriebsgröße und Fachkenntnis stellt sich die Frage: Intern prüfen oder Dienstleister beauftragen?
Interne Prüfung – geeignet wenn:
- Elektrofachkräfte vorhanden sind
- Ausreichende Zeit und Ressourcen bestehen
- Die Prüfgeräte vorhanden sind
Externe Dienstleister – sinnvoll bei:
- Kleineren Betrieben ohne Elektrofachkräfte
- Temporären Kapazitätsengpässen
- Prüfung komplexer Anlagen
Auswahlkriterien für Dienstleister:
- Zertifizierungen (z. B. DIN EN ISO 9001)
- Erfahrung in der Branche
- Transparente Preisgestaltung
- Digitale Prüfprotokolle
- Notfallservice
6. Kommunikation im Unternehmen optimieren
Die effizienteste Organisation scheitert, wenn Mitarbeiter nicht informiert oder eingebunden sind.
Interne Kommunikation stärken:
- Schulungen: Für Mitarbeiter über den Sinn und Ablauf der Prüfung
- Newsletter oder Aushänge: Vorab über Prüftermine informieren
- Kontaktpersonen benennen: Für Rückfragen und Koordination
- Checklisten bereitstellen: Für Abteilungen, was vor der Prüfung zu tun ist
Beispiel für eine Checkliste:
| Aufgabe | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|
| Geräte zur Prüfung bereitstellen | Teamleiter Produktion | 2 Tage vor Prüfung |
| Zugang zu Serverraum sichern | IT | 1 Woche vorher |
| Sicherheitsunterlagen bereitlegen | Facility Management | 1 Woche vorher |
7. Dokumentation und Nachverfolgung
Die Dokumentation der DGUV V3 Prüfung ist rechtlich vorgeschrieben – aber auch für die interne Nachvollziehbarkeit unerlässlich.
Anforderungen an die Dokumentation:
- Prüfdatum
- Prüfer (Name, Qualifikation)
- Prüfverfahren
- Ergebnis (bestanden/nicht bestanden)
- Mängelbeschreibung (falls vorhanden)
- Maßnahmen zur Mängelbeseitigung
- Wiederholungsprüfung (wenn nötig)
Digitalisierung nutzen:
- Digitale Prüfprotokolle
- Cloudbasierte Speicherung (DSGVO-konform!)
- Verknüpfung mit Geräteverwaltung
Kontrolle der Maßnahmen:
Veranlasse interne Nachprüfungen bei Mängelbeseitigung. Dies dokumentiert den Sicherheitsprozess lückenlos.
8. Kontinuierliche Optimierung
Ein einmal aufgesetztes System kann mit der Zeit veralten. Darum ist es wichtig, die Organisation der DGUV V3 Prüfung regelmäßig zu überprüfen.
Mögliche Maßnahmen:
- Jährliches internes Audit: Stimmen Prozesse, Fristen, Verantwortlichkeiten?
- Feedbackrunden: Was lief gut? Was kann besser laufen?
- Anpassung an neue Normen oder Betriebserweiterungen
So wird aus einer gesetzlichen Pflicht ein strukturierter Bestandteil der Unternehmenskultur.
Fazit: Effiziente Organisation zahlt sich aus
Die effiziente Organisation der DGUV V3 Prüfung reduziert nicht nur den Stress im Betrieb, sondern erhöht die Arbeitssicherheit, schützt vor Haftungsrisiken und spart langfristig Kosten. Mit einer durchdachten Struktur, klaren Zuständigkeiten und der richtigen digitalen Unterstützung wird die Prüfung zur Routine statt zum Problemfall.
Nutze diesen Leitfaden als Grundlage, um in deinem Unternehmen eine nachhaltige Prüforganisation zu etablieren – professionell, rechtskonform und effizient.
