Die DGUV Vorschrift 3 – kurz DGUV V3 Prüfung – stellt sicher, dass elektrische Betriebsmittel in Unternehmen und Organisationen regelmäßig auf ihre Sicherheit überprüft werden. Doch in vielen Betrieben führen veraltete Strukturen, manuelle Abläufe oder fehlende Zuständigkeiten zu ineffizienten Prüfprozessen. Das kostet Zeit, Geld – und im schlimmsten Fall den Versicherungsschutz.
Dieser Artikel zeigt praxisnah, wie Sie Ihre Prüfprozesse bei der DGUV V3 effizienter gestalten, ohne dabei die rechtlichen Anforderungen zu vernachlässigen. Ziel ist eine durchdachte, ressourcenschonende und rechtssichere Durchführung der Prüfung.
1. Warum Effizienz bei der DGUV V3 Prüfung wichtig ist
Die DGUV V3 Prüfung ist keine einmalige Maßnahme, sondern ein fortlaufender Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes. Bei vielen Unternehmen hat sich ein hoher administrativer Aufwand entwickelt, der vermeidbar wäre.
Ineffiziente Prozesse führen zu:
- Höheren Kosten für externe Prüfdienstleister
- Wiederholungsprüfungen wegen mangelhafter Dokumentation
- Verzögerungen im Betrieb durch unkoordinierte Prüfabläufe
- Unsicherheit über Fristen und Prüfergebnisse
Ein optimierter Prüfprozess spart hingegen nicht nur Geld, sondern schützt auch Mitarbeitende, sichert gesetzliche Vorgaben und erhöht die Betriebssicherheit langfristig.
2. Die Grundlagen: Was muss geprüft werden?
Die DGUV V3 schreibt die regelmäßige Prüfung aller elektrischen Betriebsmittel und Anlagen vor. Dazu zählen:
- Ortsveränderliche elektrische Geräte (z. B. Bohrmaschinen, Kaffeemaschinen, Monitore)
- Ortsfeste elektrische Anlagen (z. B. Verteiler, Steckdosenleisten)
- Elektrische Maschinen
- Ladegeräte, Verlängerungskabel, Leuchten etc.
Diese müssen:
- Vor der ersten Inbetriebnahme
- Nach Instandsetzungen oder Änderungen
- Und in regelmäßigen Intervallen
geprüft und dokumentiert werden.
3. Typische Schwachstellen im Prüfprozess
Ein Blick in den Alltag vieler Unternehmen zeigt, wo es häufig hakt:
A) Keine zentrale Prüfmittelverwaltung
Oft existieren keine vollständigen Geräteverzeichnisse. Das führt zu Chaos beim Prüfen und lückenhafter Dokumentation.
B) Mangelhafte Terminplanung
Ohne digitale Erinnerungssysteme geraten Prüftermine in Vergessenheit. Geräte werden dann verspätet oder gar nicht geprüft.
C) Unklare Zuständigkeiten
Fehlt ein klar benannter Verantwortlicher (z. B. eine Elektrofachkraft), wird die Prüfung zur Nebenaufgabe – mit hohen Risiken.
D) Papierbasierte Dokumentation
Ordner mit Papierprotokollen sind fehleranfällig und unübersichtlich. Moderne Tools ermöglichen digitale, revisionssichere Prüfberichte.
4. Effizienter werden: Schritt-für-Schritt zur Prozessoptimierung
4.1 Schritt 1: Geräte erfassen und kategorisieren
Erstellen Sie ein vollständiges Verzeichnis aller prüfpflichtigen Betriebsmittel. Nutzen Sie dafür Excel, eine Instandhaltungssoftware oder ein zentrales CMMS (Computerized Maintenance Management System).
Tipp: Kategorisieren Sie die Geräte nach Standort, Prüffrist und Risikoklasse.
4.2 Schritt 2: Zuständigkeiten definieren
Benennen Sie eine Elektrofachkraft oder einen Sicherheitsbeauftragten als Hauptverantwortlichen. Ergänzend können befähigte Personen intern geschult oder externe Dienstleister eingebunden werden.
4.3 Schritt 3: Digitale Prüfplanung einführen
Mit digitalen Tools wie Prüfsoftware oder ERP-Add-ons (z. B. SAP EAM, Instandhaltungssoftware) lassen sich Prüfungen automatisiert terminieren und dokumentieren.
Vorteile:
- Automatische Erinnerungen
- Revisionssichere Protokolle
- Schnelle Auswertungen per Knopfdruck
4.4 Schritt 4: Externe Prüfungen strategisch beauftragen
Wenn externe Dienstleister eingesetzt werden, empfiehlt sich:
- Die Vergabe mehrjähriger Rahmenverträge
- Eine Gerätevorerfassung zur Vermeidung doppelter Wege
- Klare SLAs (Service Level Agreements)
So wird der externe Prüfer effizient in Ihre internen Abläufe eingebunden.
4.5 Schritt 5: Ergebnisse transparent kommunizieren
Sorgen Sie dafür, dass Prüfprotokolle nicht im Archiv verschwinden. Binden Sie die Ergebnisse in regelmäßige Sicherheitsbesprechungen ein – das schafft Akzeptanz und sorgt für Umsetzung.
5. Tools und Technologien zur Unterstützung
Digitale Prüfsoftware wird immer relevanter. Sie ermöglicht:
- QR-Code-Erfassung von Geräten per Smartphone
- Digitale Checklisten mit Fotodokumentation
- Automatische Fristenüberwachung
- Integration in ERP-Systeme
Beispiele für solche Softwarelösungen sind:
- Instandhaltungsplaner
- QUINOS Prüfmanager
- ElektroCheck DMS
- PrüfApp von eplas
Solche Systeme bieten eine hohe Skalierbarkeit – von kleinen Betrieben bis zu Großunternehmen mit mehreren Standorten.
6. Prüfungen über mehrere Standorte hinweg koordinieren
Bei Unternehmen mit Filialen, Produktionsstätten oder Außenstellen steigt die Komplexität der Prüfprozesse. Hier gilt:
- Einführung zentraler Prüfstandards
- Gemeinsame Datenbanken für alle Standorte
- Schulung lokaler Ansprechpartner
- Zentrale Steuerung durch eine übergeordnete Fachkraft
Cloudbasierte Lösungen sind besonders hilfreich für die standortübergreifende Koordination.
7. Interne versus externe Prüfprozesse
Interne Durchführung:
- Höhere Kontrolle
- Geringere externe Kosten
– Hoher Schulungsaufwand
– Verantwortung liegt vollständig beim Unternehmen
Externe Dienstleister:
- Expertenwissen & Zertifizierungen
- Haftung ist ausgelagert
– Kostenintensiver bei kleinen Gerätemengen
– Eingeschränkte Flexibilität bei spontanen Prüfungen
Effizient ist oft ein hybrider Ansatz: Kritische Anlagen extern prüfen lassen, einfache Geräte intern durch befähigte Personen.
8. Rechtssicherheit trotz Effizienz
Effizienz darf nie auf Kosten der Rechtssicherheit gehen. Deshalb sollten folgende Aspekte immer gewährleistet sein:
- Einsatz ausschließlich befähigter Prüfer (§ 3 Abs. 3 BetrSichV)
- Einhaltung der Prüffristen nach TRBS 1201
- Lückenlose Dokumentation (auch digital zulässig)
- Nachvollziehbarkeit der Prüfergebnisse bei Kontrollen
9. Best Practice: Beispielhafte Umsetzung
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit 300 Mitarbeitern entschied sich zur digitalen Umstellung der DGUV V3 Prüfprozesse. Ergebnis nach 12 Monaten:
- Prüfzeit pro Gerät reduziert um 35 %
- Dokumentation vollständig digitalisiert
- Prüfungsergebnisse in Echtzeit abrufbar
- Interne Verantwortliche geschult für einfache Geräte
- Komplexe Prüfungen werden gezielt an einen zertifizierten externen Partner vergeben
Fazit: Die Umstellung spart jährlich rund 8.000 € bei gleichzeitig höherer Rechtssicherheit.
10. Fazit: Effizienz ist kein Luxus, sondern Pflicht
Wer die DGUV V3 Prüfung ernst nimmt, darf den Prüfprozess nicht dem Zufall überlassen. Durch gezielte Optimierungen lassen sich Zeit, Geld und Nerven sparen – ohne Kompromisse bei der Sicherheit.
Investitionen in digitale Werkzeuge, klare Strukturen und strategische Partnerschaften mit externen Prüfern zahlen sich langfristig aus – nicht nur finanziell, sondern auch in Sachen Rechtssicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit.
