Die Digitalisierung hat längst auch die Welt der elektrischen Sicherheitsprüfungen erfasst. Prüfprotokolle, die früher in Papierform abgelegt wurden, werden heute zunehmend digital gespeichert, verwaltet und analysiert. Besonders im Rahmen der DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) bringt dies zahlreiche Vorteile mit sich – von der besseren Nachvollziehbarkeit bis hin zur automatisierten Dokumentation. Doch mit den neuen Möglichkeiten entstehen auch neue Herausforderungen: allen voran beim Thema Datenschutz.
In diesem Artikel erfahren Sie umfassend, welche Datenschutzanforderungen bei digitalen DGUV V3 Prüfprotokollen bestehen, wie Unternehmen datenschutzkonform mit diesen sensiblen Dokumenten umgehen sollten und welche Risiken im Falle von Verstößen drohen. Zudem geben wir Ihnen praxisnahe Empfehlungen, wie sich Datenschutz und digitale Prüfprozesse effizient miteinander verbinden lassen.
Was sind DGUV V3 Prüfprotokolle?
DGUV V3 Prüfprotokolle dokumentieren die Ergebnisse der Prüfung elektrischer Betriebsmittel und Anlagen. Diese Prüfungen sind gesetzlich vorgeschrieben, um Unfälle durch elektrischen Strom zu vermeiden und die Betriebssicherheit zu gewährleisten. Das Protokoll enthält unter anderem:
- Prüfumfang und Prüfergebnisse
- Identifikationsdaten des geprüften Geräts
- Datum und Ort der Prüfung
- Name des Prüfers
- Mängel oder Gefährdungsbewertungen
- Konkrete Maßnahmenempfehlungen
Bei digitalen Prüfprotokollen werden diese Informationen elektronisch erfasst, gespeichert und archiviert – oftmals in cloudbasierten Systemen oder auf internen Servern.
Warum sind digitale Prüfprotokolle datenschutzrechtlich relevant?
Obwohl DGUV V3 Prüfprotokolle primär technische Informationen beinhalten, enthalten sie häufig auch personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dazu gehören:
- Name des Prüfers
- Name des verantwortlichen Mitarbeiters oder Ansprechpartners
- Zuordnung der geprüften Geräte zu Arbeitsplätzen bestimmter Personen
Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, greift das Datenschutzrecht – insbesondere die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Relevante Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO
1. Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung (Art. 6 DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann zulässig, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht. Im Fall von DGUV V3 Prüfprotokollen ist die Verarbeitung in der Regel durch die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (§ 3 Abs. 1 ArbSchG, DGUV V3) gerechtfertigt.
Wichtig: Die Datenverarbeitung muss auf das notwendige Maß beschränkt werden (Prinzip der Datenminimierung).
2. Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Personenbezogene Daten dürfen nur für den konkreten Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden – in diesem Fall zur Dokumentation der Sicherheitsprüfung.
3. Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Prüfprotokolle dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach gesetzlichen Vorgaben (z. B. BetrSichV, DGUV Regeln, VDE-Normen). In der Regel gilt eine Frist von mindestens zwei Jahren nach der nächsten wiederkehrenden Prüfung.
4. Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Die digitale Speicherung muss vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Es sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zu treffen, etwa:
- Zugriffsbeschränkungen
- Verschlüsselung
- regelmäßige Backups
- Protokollierung von Zugriffen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) bei digitalen Prüfprotokollen
Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle digitalen Prüfprotokolle DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet werden. Dazu zählen u. a.:
1. Zugriffsmanagement
Nur berechtigte Personen sollten Zugriff auf die Protokolle erhalten. Eine rollenbasierte Rechtevergabe ist ideal, um zu kontrollieren, wer was einsehen, ändern oder exportieren darf.
2. Verschlüsselung
Daten sollten sowohl bei der Übertragung (z. B. bei Cloud-Nutzung) als auch bei der Speicherung verschlüsselt werden – etwa mit AES-256.
3. Protokollierung und Monitoring
Zugriffe auf die Protokolle sollten protokolliert werden. So lässt sich nachvollziehen, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat – ein wichtiger Nachweis im Fall von Datenschutzpannen.
4. Auftragsverarbeitung vertraglich regeln
Wenn ein externer Anbieter (z. B. Cloud-Dienstleister oder externer Prüfdienstleister) die Speicherung oder Verarbeitung übernimmt, muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden.
Herausforderungen bei Cloud-Lösungen und mobilen Apps
Viele Prüfdienstleister und Unternehmen nutzen mittlerweile spezialisierte Softwarelösungen oder Apps zur mobilen Erfassung der Prüfprotokolle. Diese bringen eigene Datenschutzfragen mit sich:
- Wo stehen die Server?
Liegen die Daten außerhalb der EU, gelten strengere Anforderungen (Stichwort: Drittlandübermittlung). - Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich?
Oft ist unklar, ob der Anbieter der Software oder das nutzende Unternehmen die Rolle des Verantwortlichen im Sinne der DSGVO übernimmt. - Wie erfolgt die Löschung?
Digitale Systeme müssen die DSGVO-konforme Löschung ermöglichen – inklusive Nachweis.
Ein verantwortungsbewusster Umgang mit diesen Tools ist daher essenziell. Vor dem Einsatz sollte eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) erfolgen, insbesondere bei großen Datenmengen oder sensiblen personenbezogenen Informationen.
Rechte der betroffenen Personen
Auch bei Prüfprotokollen haben betroffene Personen das Recht auf:
- Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unzutreffender Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Diese Rechte müssen durch klare Prozesse im Unternehmen umsetzbar sein.
Mögliche Folgen bei Datenschutzverstößen
Verstöße gegen die Datenschutzanforderungen können erhebliche Konsequenzen haben:
- Bußgelder durch Aufsichtsbehörden: Bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des Jahresumsatzes (Art. 83 DSGVO)
- Imageverlust durch öffentliche Datenschutzpannen
- Haftung gegenüber Betroffenen, etwa bei Datenmissbrauch
- Arbeitsrechtliche Folgen, wenn Mitarbeiterdaten ungeschützt gespeichert werden
Best Practices für Datenschutz bei digitalen DGUV V3 Prüfprotokollen
Hier sind einige konkrete Empfehlungen für Unternehmen:
- Datenschutzbeauftragten einbinden: Frühzeitige Einbindung verhindert Fehler bei der Einführung digitaler Prüfprozesse.
- Datenschutzschulungen durchführen: Mitarbeiter, die mit Prüfprotokollen arbeiten, müssen datenschutzrechtlich geschult sein.
- Software sorgfältig auswählen: Achten Sie auf DSGVO-Zertifizierungen und den Serverstandort innerhalb der EU.
- Regelmäßige Datenschutz-Audits durchführen: Nur so lassen sich Schwachstellen im System rechtzeitig erkennen.
- Löschkonzepte entwickeln: Definieren Sie klare Fristen für die Speicherung und spätere datenschutzkonforme Löschung.
Zukunftsausblick: Automatisierung und KI – neue Datenschutzfragen
Die Zukunft der DGUV V3 Prüfung ist digital, effizient und zunehmend automatisiert. Künstliche Intelligenz wird eingesetzt, um Anomalien zu erkennen, Prüfintervalle zu optimieren oder Auswertungen zu erstellen. Damit ergeben sich neue Datenschutzfragen:
- Darf eine KI personenbezogene Daten analysieren?
- Wie lassen sich automatisierte Entscheidungen transparent gestalten?
- Welche Rechenschaftspflichten gelten?
Die DSGVO gibt klare Leitlinien vor, die auch bei zukünftigen Technologien berücksichtigt werden müssen.
Fazit: Datenschutz ist Pflicht, kein Zusatz
Digitale Prüfprotokolle bieten viele Vorteile – aber sie bringen auch Verantwortung mit sich. Unternehmen, die auf digitale Lösungen im Rahmen der DGUV Vorschrift 3 setzen, müssen den Datenschutz von Anfang an mitdenken. Nur so lassen sich Risiken minimieren, Bußgelder vermeiden und das Vertrauen von Mitarbeitenden und Prüfern sichern.
Die Einhaltung der Datenschutzanforderungen bei digitalen DGUV V3 Prüfprotokollen ist kein bürokratisches Hindernis, sondern eine essenzielle Grundlage für den rechtskonformen und zukunftssicheren Einsatz moderner Prüfmethoden.
