Dokumentation als Rückgrat der Prüfungssicherheit
In der betrieblichen Praxis stellt die DGUV V3 Prüfung einen unverzichtbaren Baustein zur Gewährleistung der elektrischen Sicherheit dar. Doch selbst bei technisch einwandfrei durchgeführten Prüfungen drohen erhebliche Risiken – insbesondere dann, wenn die Dokumentation unvollständig, fehlerhaft oder gar nicht vorhanden ist.
In diesem Artikel zeigen wir ausführlich, welche Anforderungen an eine vollständige Prüfungsdokumentation gestellt werden, welche typischen Fehler auftreten und welche Strategien Unternehmen umsetzen können, um dauerhaft rechtssicher, effizient und transparent zu dokumentieren. Denn: Was nicht dokumentiert ist, gilt im Zweifelsfall als nicht gemacht – ein Risiko, das kein Unternehmen eingehen sollte.
1. Warum ist die Dokumentation so entscheidend?
Die DGUV Vorschrift 3 verpflichtet Unternehmen nicht nur zur regelmäßigen Prüfung elektrischer Betriebsmittel und Anlagen, sondern auch zur lückenlosen Nachweisführung dieser Prüfungen. Ohne eine vollständige und korrekte Dokumentation besteht keine rechtssichere Grundlage gegenüber Aufsichtsbehörden, Versicherungen oder im Schadensfall vor Gericht.
Funktionen der Dokumentation:
- Rechtlicher Nachweis: Beweisführung gegenüber der Berufsgenossenschaft oder im Schadensfall
- Interne Kontrolle: Überblick über Zustand und Prüfstatus aller elektrischen Betriebsmittel
- Wirtschaftliche Sicherheit: Grundlage für Wartungsplanung, Investitionsentscheidungen und Versicherungsprämien
2. Was gehört zu einer vollständigen DGUV V3 Dokumentation?
Viele Unternehmen wissen zwar um die Prüfpflicht, unterschätzen jedoch den Umfang und die Tiefe, mit der Prüfungen dokumentiert werden müssen. Eine vollständige Dokumentation sollte folgende Elemente enthalten:
Pflichtbestandteile:
- Eindeutige Geräteidentifikation: Seriennummer, Standort, Gerätekategorie
- Prüfdatum und -zeitpunkt
- Name des Prüfenden inkl. Qualifikationsnachweis
- Angabe der durchgeführten Prüfart (Sichtprüfung, Messung, Funktionsprüfung)
- Prüfergebnis mit Bewertung: „Bestanden“ / „Nicht bestanden“ inkl. Begründung
- Verwendete Prüfgeräte inkl. Kalibriernachweis
- Maßnahmen bei Mängeln inkl. Fristen und Zuständigkeiten
- Unterschrift der prüfenden Fachkraft oder digitale Signatur
3. Typische Fehlerquellen bei der Dokumentation
Trotz der Bedeutung der Dokumentation schleichen sich immer wieder Fehler ein, die die Rechtswirksamkeit der DGUV V3 Prüfung gefährden können.
a) Fehlende Prüfberichte
In manchen Betrieben werden Prüfberichte gar nicht erst erstellt – häufig aus Zeitgründen oder durch fehlendes Verständnis für die Notwendigkeit der Dokumentation.
b) Unvollständige Angaben
Ein Prüfprotokoll ohne Gerätekennzeichnung oder Prüfdatum ist wertlos. Auch die Angabe, ob ein Gerät geprüft wurde oder nicht, ist oft nicht eindeutig.
c) Fehlerhafte oder unlesbare Dokumente
Händisch ausgefüllte Protokolle sind oft schwer lesbar, unvollständig oder verloren gegangen. Auch der Einsatz von Excel-Listen birgt Risiken durch versehentliche Änderungen oder fehlende Versionskontrolle.
d) Keine Nachverfolgbarkeit von Mängeln
Wird ein Gerät beanstandet, aber die Mängelbehebung nicht dokumentiert, entsteht eine gefährliche Lücke in der Prüfhistorie.
e) Kein zentrales System zur Aufbewahrung
Oftmals werden Prüfprotokolle lokal auf verschiedenen Rechnern gespeichert oder gar nur in Papierform abgeheftet – ohne Übersicht oder schnellen Zugriff.
4. Konsequenzen unvollständiger Dokumentation
Die Folgen einer mangelhaften Prüfungsdokumentation können gravierend sein:
- Bußgelder durch die Berufsgenossenschaft
- Regressforderungen von Versicherungen im Schadensfall
- Haftung des Geschäftsführers bei Personenschäden
- Imageverlust durch nachgewiesene Nachlässigkeit bei Arbeitsschutzmaßnahmen
- Produktionsausfälle bei ungeplantem Geräteausfall, weil der Prüfstatus unklar ist
Fazit: Eine fehlerhafte Dokumentation wiegt im Zweifelsfall schwerer als ein technischer Prüfversäumnis.
5. Strategien zur Vermeidung von Dokumentationsfehlern
Um dauerhaft rechtssicher und effizient zu dokumentieren, sollten Unternehmen auf einen strukturierten und digital unterstützten Dokumentationsprozess setzen.
a) Einführung einer digitalen Prüfsoftware
Prüfsoftwarelösungen ermöglichen standardisierte Protokolle, automatische Protokollierung und zentrale Datenhaltung. Dabei werden Prüfberichte digital erstellt, archiviert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Vorteile:
- Einfache Übersicht über alle Prüfergebnisse
- Automatische Erinnerungen an nächste Prüftermine
- Nachverfolgbarkeit von Mängeln
- Digitale Signatur und Zeitstempel
b) Zentrale Geräteinventarisierung
Ein durchgängiges Geräteverzeichnis bildet die Basis für eine vollständige Dokumentation. Jedes Gerät erhält eine eindeutige ID (z. B. Barcode oder RFID), wodurch Prüfungen eindeutig zugeordnet werden können.
c) Regelmäßige Mitarbeiterschulungen
Sowohl prüfende Fachkräfte als auch Verantwortliche für die Dokumentation sollten regelmäßig geschult werden, um über aktuelle Anforderungen und Best Practices informiert zu bleiben.
d) Verfahrensanweisung zur Dokumentation
Eine schriftliche Betriebsanweisung zur Dokumentation von DGUV V3 Prüfungen sorgt für einheitliche Abläufe und klare Zuständigkeiten. Inhalt kann z. B. sein:
- Welche Prüfsoftware wird genutzt?
- Wer trägt die Verantwortung für die Archivierung?
- Wie erfolgt der Umgang mit Beanstandungen?
6. Praktische Umsetzung: Beispiel für eine strukturierte Dokumentation
Ein mittelständisches Unternehmen mit 150 elektrischen Geräten implementiert folgendes System:
- Jedes Gerät wird mit einem Barcode-Etikett versehen
- Die DGUV V3 Prüfung erfolgt durch einen zertifizierten Dienstleister mit mobiler Prüfsoftware
- Die Prüfberichte werden automatisch in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt
- Der interne Sicherheitsbeauftragte überprüft quartalsweise stichprobenartig die Dokumentation
- Eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung erinnert an bevorstehende Prüfungen
Ergebnis: Reduzierung von Prüfversäumnissen um 85 %, vollständige Prüfprotokolle jederzeit abrufbar, erhöhte Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen
7. Sonderfälle und besondere Dokumentationsanforderungen
Nicht alle Geräte lassen sich über den Standardprozess abbilden. Hier einige Sonderfälle, auf die besonders geachtet werden sollte:
a) Mobile Geräte
Geräte, die regelmäßig zwischen Einsatzorten wechseln, müssen besonders sorgfältig dokumentiert werden. Eine digitale Geräteakte ist hier unerlässlich.
b) Neugeräte
Auch neue Geräte müssen vor der ersten Inbetriebnahme geprüft und dokumentiert werden – ein häufiger Fehler, insbesondere bei Mietgeräten oder kurzfristigen Beschaffungen.
c) Fremdgeräte
Wird ein externes Gerät im Unternehmen eingesetzt (z. B. durch Subunternehmer), ist zu klären, ob ein gültiger Prüfbericht vorliegt. Dieser muss dokumentiert und ggf. nachgeprüft werden.
8. Anforderungen aus Sicht der Berufsgenossenschaft
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) fordert in ihrer Vorschrift 3 ausdrücklich, dass die Ergebnisse der Prüfung nachvollziehbar und dauerhaft dokumentiert werden müssen. Eine formlose oder lückenhafte Ablage genügt dabei nicht.
Zitat aus der DGUV Vorschrift 3:
„Die Ergebnisse der Prüfung sind aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren.“
(Quelle zur Vertiefung)
9. Fazit: Dokumentation ist mehr als Papierkram
Eine vollständige, strukturierte und digitale Dokumentation der DGUV V3 Prüfung ist kein Selbstzweck, sondern ein zentraler Baustein eines funktionierenden Sicherheits- und Compliance-Managements. Unternehmen, die hier investieren, sichern sich nicht nur rechtlich ab, sondern schaffen auch Transparenz, Verlässlichkeit und Vertrauen – intern wie extern.
10. Checkliste: Vollständige DGUV V3 Dokumentation
✅ Geräte-ID und Standort
✅ Datum und Uhrzeit der Prüfung
✅ Prüfer mit Qualifikationsnachweis
✅ Art der Prüfung (Sichtprüfung, Messung etc.)
✅ Ergebnis inkl. Maßnahmen bei Mängeln
✅ Verwendetes Prüfgerät inkl. Kalibrierung
✅ Digitale oder handschriftliche Unterschrift
✅ Nachweis über Mängelbeseitigung
✅ Sicheres Archivierungssystem
