Einleitung: Warum Dokumentation bei der DGUV V3 Prüfung unverzichtbar ist
In der heutigen Unternehmenslandschaft sind Prüfprotokolle und Sicherheitsnachweise keine lästigen Pflichtaufgaben mehr, sondern ein zentraler Bestandteil rechtssicherer Unternehmensführung. Besonders im Rahmen der DGUV V3 Prüfung, die die elektrische Sicherheit in Betrieben sicherstellen soll, spielen Dokumentationspflichten eine entscheidende Rolle.
Dieser Artikel beleuchtet ausführlich, welche Anforderungen an die Dokumentation gestellt werden, wie man diese effizient und rechtssicher umsetzt – und warum eine ordnungsgemäße Dokumentation im Zweifelsfall den entscheidenden Unterschied machen kann.
Was ist die DGUV V3 Prüfung überhaupt?
Die DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) ist eine Unfallverhütungsvorschrift, die sich auf den sicheren Betrieb elektrischer Anlagen und Betriebsmittel bezieht. Unternehmen sind verpflichtet, regelmäßig Prüfungen an elektrischen Geräten und Anlagen durchzuführen, um die Sicherheit von Mitarbeitern und Betrieb zu gewährleisten.
Ziel ist es, elektrische Gefährdungen zu erkennen und zu vermeiden. Die Prüfung muss durch eine befähigte Elektrofachkraft durchgeführt werden, wobei sowohl die Prüfung als auch die Ergebnisse dokumentiert werden müssen.
Was genau muss dokumentiert werden?
Die Dokumentation der DGUV V3 Prüfung ist keine optionale Empfehlung, sondern eine rechtlich vorgeschriebene Pflicht. Laut § 14 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und § 6 der DGUV Vorschrift 3 sind folgende Inhalte zwingend zu dokumentieren:
1. Prüfdatum
Der genaue Zeitpunkt der durchgeführten Prüfung ist essenziell für die Rückverfolgbarkeit und Planung zukünftiger Prüfintervalle.
2. Prüfobjekt
Jedes geprüfte Gerät oder Anlage muss eindeutig identifizierbar sein – z. B. durch Inventarnummer, Standort und Bezeichnung.
3. Prüfergebnis
Hier wird festgehalten, ob das Gerät als „einwandfrei“ oder „mangelhaft“ eingestuft wurde. Bei Mängeln sind Art und Umfang zu beschreiben.
4. Prüfmethodik
Die verwendeten Prüfmethoden (z. B. Sichtprüfung, Messung, Funktionsprüfung) müssen aufgeführt werden, ebenso wie die genutzten Prüfgeräte.
5. Prüfer
Name, Qualifikation und ggf. Unterschrift des durchführenden Prüfers müssen dokumentiert sein. Bei externen Dienstleistern ist zusätzlich die Firmenbezeichnung erforderlich.
6. Nächster Prüftermin
Auf Basis der Gefährdungsbeurteilung wird ein Folgetermin für die nächste Prüfung angesetzt.
Warum ist die Dokumentation so wichtig?
Die Dokumentation erfüllt mehrere zentrale Funktionen:
- Rechtssicherheit: Sie dient als Nachweis gegenüber Behörden, Berufsgenossenschaften und Versicherungen.
- Transparenz: Sie zeigt intern auf, welche Geräte wann geprüft wurden – und in welchem Zustand sie sich befinden.
- Effizienz: Eine gute Dokumentation vereinfacht die Planung und Durchführung künftiger Prüfungen erheblich.
- Schutz vor Haftung: Im Schadensfall kann eine lückenlose Dokumentation beweisen, dass der Betreiber seinen Pflichten nachgekommen ist.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für die Dokumentation?
Die Dokumentationspflicht bei der DGUV V3 Prüfung basiert nicht nur auf der DGUV Vorschrift selbst. Relevante gesetzliche Regelungen umfassen unter anderem:
- Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
- DIN VDE 0701-0702 und DIN VDE 0105-100
- Technische Regeln für Betriebssicherheit (TRBS 1201)
Diese Vorschriften schreiben explizit vor, dass Prüfungen dokumentiert und archiviert werden müssen – in einer für Dritte nachvollziehbaren Form.
Digitale Dokumentation – effizient und zukunftssicher
Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Prüfprotokolle, etwa durch cloudbasierte Prüfsysteme oder integrierte Softwarelösungen. Das hat zahlreiche Vorteile:
- Schneller Zugriff auf historische Daten
- Automatische Terminierung von Folgeprüfungen
- Minimierung menschlicher Fehler
- Zentrale Datenhaltung für mehrere Standorte
Achten Sie jedoch darauf, dass digitale Lösungen den gesetzlichen Anforderungen genügen – insbesondere im Hinblick auf Datensicherheit und Unveränderbarkeit der Protokolle.
Häufige Fehler bei der Dokumentation – und wie man sie vermeidet
Auch wenn die Dokumentationspflicht vielen bekannt ist, schleichen sich in der Praxis oft Fehler ein. Zu den häufigsten zählen:
❌ Fehlende oder unvollständige Angaben
Ohne vollständige Prüfprotokolle ist die Prüfung im Ernstfall wertlos.
❌ Mangelnde Archivierung
Dokumente müssen über Jahre hinweg aufbewahrt werden – idealerweise auch bei einem Wechsel des Prüfdienstleisters.
❌ Unleserliche handschriftliche Protokolle
Vermeiden Sie Missverständnisse und setzen Sie auf digitale, klar strukturierte Formulare.
✅ Tipp: Verwenden Sie standardisierte Prüfprotokolle und geben Sie dem Prüfer ein klar strukturiertes Formular an die Hand.
Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?
Nach § 14 der Betriebssicherheitsverordnung sollten Prüfprotokolle mindestens bis zur nächsten Wiederholungsprüfung aufbewahrt werden. Empfehlenswert ist jedoch eine Aufbewahrung von mindestens vier Jahren, insbesondere im Hinblick auf mögliche Haftungsfragen.
In sensiblen Bereichen (z. B. medizinische Einrichtungen, Lebensmittelproduktion) kann auch eine längere Archivierung erforderlich sein.
Beispiel für eine vollständige Prüf-Dokumentation
| Prüfdatum | Gerät | Ergebnis | Methode | Prüfer | Folgeprüfung |
|---|---|---|---|---|---|
| 05.05.2025 | Verlängerungskabel #304 | In Ordnung | Sichtprüfung, Messung | Max Mustermann, Fa. ElektroSicher | 05.05.2027 |
Wer ist für die Dokumentation verantwortlich?
Verantwortlich ist der Unternehmer bzw. die Unternehmerin – also die elektrotechnisch unterwiesene oder verantwortliche Person im Betrieb. Wird ein externer Prüfdienstleister beauftragt, bleibt die rechtliche Gesamtverantwortung dennoch beim Betrieb.
Die Dokumentationspflicht kann nicht „outgesourct“ werden – auch wenn der Dienstleister sie faktisch übernimmt.
Zusammenfassung: Checkliste für die korrekte Dokumentation
✅ Prüfdatum und Gerät exakt benennen
✅ Prüfmethoden und Ergebnisse klar dokumentieren
✅ Prüfer eindeutig identifizieren
✅ Nächsten Prüftermin festhalten
✅ Digitale Archivierung sicherstellen
✅ Aufbewahrungsfristen einhalten
Fazit: Dokumentation schützt, spart Zeit – und rettet im Ernstfall Existenzen
Die Dokumentationspflicht bei der DGUV V3 Prüfung ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein essenzieller Schutzmechanismus. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Verantwortung zu beweisen, Risiken zu minimieren und effizienter zu arbeiten.
Wer sich frühzeitig mit digitalen Lösungen und strukturierten Prozessen auseinandersetzt, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärkt auch das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und Behörden.
